Mit Oktober 2019 hat die ASFiNAG die zentrale Plattform für Baumanagement mit projectnetworld in Betrieb genommen. Projektleiter Franz Fegelin, ASFiNAG Baumanagement, hat viel mit den Nutzern geredet und noch mehr zugehört. Er gibt Tipps und erklärt, warum die wichtigste Frage war: Wie spricht mich das System an?

Ich wollte ein System, das logisch ist, wo ich erkenne: das will ich und so komm ich hin. Weil ich denke und arbeite selber intuitiv und wenn etwas nicht funktioniert, dann nervt es mich sofort.

Wie ist das Projekt entstanden?

Pro Jahr wickeln unsere 150 Projektleiter rund 1000 Projekte mit einem Bauvolumen von mehr als 1 Mrd. Euro ab. In Befragungen hatten unsere Mitarbeiter, sowie externe Partner, gesagt, dass sie zu viele digitale Systeme haben, die in Summe keine Unterstützung mehr bringen. Daraus formulierten wir das Ziel, unter einer Oberfläche alle guten Lösungen zu vereinen, damit das Kerngeschäft und die Kommunikation untereinander einfacher werden.

Viele unterschiedliche Abteilungen und Unternehmen waren involviert, was sind Ihre Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit?

Reden, reden und noch mehr zuhören, denn das Wesentliche ist, für die Welt des anderen offen zu sein. Das habe ich auch von meinem kleinen Kernteam verlangt: Wir dürfen nie unsere eigenen Vorstellungen in das Werkzeug einbringen; weil nur, wer damit arbeitet, kennt den Bedarf.

Welche Rolle hatten die Anwender?

Wir hatten eine fixe Struktur: Einmelden und freigeben von Funktionen haben immer nur Anwender gemacht, die tatsächlich diese Funktion, wie etwa den Planlauf, nutzen; die müssen das ja auch ihren Kollegen gegenüber vertreten können. Unser Kernteam hat nie etwas freigegeben.

Forderungen der Nutzer versus Zeitmanagement – wie haben Sie das geschafft?

Qualität vor Zeit – das ist unsere Prämisse und da stand auch die Geschäftsführung dahinter. Wenn wir erkannt haben, dass wir noch eine Runde drehen sollten, haben wir das gemacht, denn schließlich nutzen wir die Software dann viele Jahre. Da mussten auch wir zu Beginn lernen, denn in unserer Branche heißt es: Bauende ist Bauende.

Was waren die Herausforderungen bei der technischen IT-Umsetzung?

Ich bin ein echter Baumensch, also habe ich mir IT-Techniker für das Projektteam gesucht, die mir alles verständlich erklären können. Dennoch entstand für mich die Herausforderung, auf ihre Entscheidungen vertrauen zu müssen. Als Anwender sieht man ja normalerweise nicht, wie vernetzt alles in der IT ist und was für komplizierte Aufgaben im Hintergrund laufen wie Support oder Datensicherheit. Hier haben sich auch projectnetworld und Tieto sehr kooperativ eingebracht. Bei so einem komplexen Thema muss man die Experten aus diesen Welten machen lassen und ihnen vertrauen.

Welcher Meilenstein war der wichtigste?

Rückblickend betrachtet hatte ein softes Kriterium in unserer Ausschreibung die stärkste Auswirkung. Wir hatten als Vorgabe formuliert: „Wie spricht mich das System an“. Um das zu testen, hatten unsere Projektleiter in Workshops typische Arbeitssituationen definiert, mit denen alle Bieter ihre Oberfläche präsentieren mussten. Ich wollte ein System, das logisch und intuitiv ist, wo ich erkenne: das will ich und so komm ich hin. Weil ich selber so denke, denn wenn etwas nicht funktioniert, dann nervt es mich sofort. Und dieses softe Kriterium hat genau geliefert, was wir wollten.

Welche Qualifikationen braucht ein Projektleiter, können Sie Tipps weitergeben?

Bauprojekte sind sehr unterschiedlich zu IT-Projekten und so habe ich den Aufwand anfangs unterschätzt. Als Projektleiter braucht man ein Kernteam das für einen läuft, man muss die Fäden in der Hand halten und vieles aus dem Weg räumen. Jedem zuhören braucht Zeit, dafür ist man nah dran um Probleme rechtzeitig zu erkennen und Entscheidungen zu treffen. Mir geht es um das Miteinander. Das wichtigste sind Geduld und Vertrauen – und das bekommt man um ein Vielfaches zurück.

Das GoLive ist erfolgt, welche Funktionen sind besonders gut umgesetzt?

Die Kernfunktionen wie Planlauf, Kommunikation und Mehrkostenforderungen sind sehr gut von den Anwendern aufgenommen worden. Der Datenaustauch für Pläne war früher so schwerfällig, das ist ein echter Gewinn. Großen Anteil am Erfolg haben die Experten von projectnetworld, sie haben uns zugehört, damit ihr System sich an die Baulogik der ASFiNAG anpasst. In der Vergangenheit wurden IT-Systeme oft übergestülpt und dann hat sie keiner verwendet – ich kaufe mir ja auch keinen Mercedes S-Klasse, wenn ich einen Pritschenwagen brauche.

Was sind die nächsten Schritte?

Das Ausrollen erfolgt diesmal anders als sonst, nämlich ohne Zwang: Jeder kann das System nutzen oder weiterhin die einzelnen Programme. Wir sind überzeugt, dass wir etwas Gutes gemacht haben und die Kollegen den Mehrwert erkennen. Mit den Anwendern haben wir Verbesserungsvorschläge priorisiert, zuerst jedoch muss der Grundstock in guter Qualität laufen. Die Projektleiter legen gerade Projekträume an und laden auch externe Partner ein. In einem Jahr, wenn die ersten Projekte abgeschlossen sind, wird sich das Nutzenpotenzial auch rechnerisch bewerten lassen.

Wann wissen Sie, dass die Anwender ihre optimale Arbeitsumgebung haben?

Dafür habe ich ein klares Zielbild: Erfolg ist, wenn nach etwa einem Jahr alle Anwender sagen, dass die Lösung super zum Arbeiten ist; und wenn ein paar Monate später niemand mehr darüber redet, weil die Plattform so praktisch und selbstverständlich ist.

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