Einer der ersten der exakt einsetzt, ist Franz Gruber mit seinem Team: „Ich habe mich gemeldet, weil wir zu der Zeit ein neues Projekt begonnen haben und es von vornherein digital aufsetzen konnten. Bei den Planungsbesprechungen haben wir die Plattform vorgestellt, erklärt wie die Ablage funktioniert und wo welche Dokumente abgelegt werden sollen.“ Die Dokumentenstruktur kann nach unten erweitert und genau nach dem Bedarf des Teams eingerichtet werden.

Natürlich gab es zu Beginn einige Skepsis, weil gewohnte Arbeitsweisen aufgegeben werden mussten. Mittlerweile funktioniert die Zusammenarbeit im Planungsteam, das aus internen Mitarbeitern und externen Auftragnehmern besteht, sehr gut, berichtet Gruber: „Wir arbeiten in dem Projekt ausschließlich über exakt und sind damit sehr zufrieden. Ein großer Vorteil ist die Kombination der Plattform mit Outlook, jeder wird automatisch verständigt, sobald ein Dokument abgelegt wird.“ Jetzt hat man die Sicherheit, dass alle mit den gleichen Grundlagen arbeiten und die Dokumente auch gleichzeitig bekommen. Früher war das anders, in einem Großprojekt mit 15 Auftragnehmern hatte jeder die Dokumente auf seinen eigenen Servern liegen und bei 15 Ablagen war die Gefahr groß, dass mit unterschiedlichen Versionen gearbeitet wurde.

Als Ansprechpartnerin für die Umstellung auf exakt fungierte Frau Reichmann, die Assistentin in der Projektentwicklung Villach, sie schätzt den einfachen Umgang mit Dateien jeder Größe: „Bei Vermessungen entstehen sehr große Dateien, die Datenmengen explodieren. Alles immer auf Server rauf und runter zu laden war mühsam und hat nicht jedes Mal funktioniert. Mit der zentralen Ablage erfolgt die Verständigung innerhalb der Gruppe und jeder hat sofort die gleiche Version.“

Bis jetzt arbeitet man mit drei Arbeitsräumen und nutzt die Erfahrungen für punktuelle Erweiterungen, im Sinne eines lebenden praxisorientierten Systems. So wurde gemeinsam mit Projektleiter Strobl, zuständig für die Einführung von exakt, bereits eine Protokollvorlage für den wöchentlichen Jour Fixe entwickelt, wo das Ergebnis prägnant in Stichworten zusammengefasst wird und wiederum allen gleichzeitig zur Verfügung steht.

Wie ist das Projekt entstanden?

Pro Jahr wickeln unsere 150 Projektleiter rund 1000 Projekte mit einem Bauvolumen von mehr als 1 Mrd. Euro ab. In Befragungen hatten unsere Mitarbeiter, sowie externe Partner, gesagt, dass sie zu viele digitale Systeme haben, die in Summe keine Unterstützung mehr bringen. Daraus formulierten wir das Ziel, unter einer Oberfläche alle guten Lösungen zu vereinen, damit das Kerngeschäft und die Kommunikation untereinander einfacher werden.

Viele unterschiedliche Abteilungen und Unternehmen waren involviert, was sind Ihre Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit?

Reden, reden und noch mehr zuhören, denn das Wesentliche ist, für die Welt des anderen offen zu sein. Das habe ich auch von meinem kleinen Kernteam verlangt: Wir dürfen nie unsere eigenen Vorstellungen in das Werkzeug einbringen; weil nur, wer damit arbeitet, kennt den Bedarf.

Welche Rolle hatten die Anwender?

Wir hatten eine fixe Struktur: Einmelden und freigeben von Funktionen haben immer nur Anwender gemacht, die tatsächlich diese Funktion, wie etwa den Planlauf, nutzen; die müssen das ja auch ihren Kollegen gegenüber vertreten können. Unser Kernteam hat nie etwas freigegeben.

Forderungen der Nutzer versus Zeitmanagement – wie haben Sie das geschafft?

Qualität vor Zeit – das ist unsere Prämisse und da stand auch die Geschäftsführung dahinter. Wenn wir erkannt haben, dass wir noch eine Runde drehen sollten, haben wir das gemacht, denn schließlich nutzen wir die Software dann viele Jahre. Da mussten auch wir zu Beginn lernen, denn in unserer Branche heißt es: Bauende ist Bauende.

Was waren die Herausforderungen bei der technischen IT-Umsetzung?

Ich bin ein echter Baumensch, also habe ich mir IT-Techniker für das Projektteam gesucht, die mir alles verständlich erklären können. Dennoch entstand für mich die Herausforderung, auf ihre Entscheidungen vertrauen zu müssen. Als Anwender sieht man ja normalerweise nicht, wie vernetzt alles in der IT ist und was für komplizierte Aufgaben im Hintergrund laufen wie Support oder Datensicherheit. Hier haben sich auch projectnetworld und Tieto sehr kooperativ eingebracht. Bei so einem komplexen Thema muss man die Experten aus diesen Welten machen lassen und ihnen vertrauen.

Welcher Meilenstein war der wichtigste?

Rückblickend betrachtet hatte ein softes Kriterium in unserer Ausschreibung die stärkste Auswirkung. Wir hatten als Vorgabe formuliert: „Wie spricht mich das System an“. Um das zu testen, hatten unsere Projektleiter in Workshops typische Arbeitssituationen definiert, mit denen alle Bieter ihre Oberfläche präsentieren mussten. Ich wollte ein System, das logisch und intuitiv ist, wo ich erkenne: das will ich und so komm ich hin. Weil ich selber so denke, denn wenn etwas nicht funktioniert, dann nervt es mich sofort. Und dieses softe Kriterium hat genau geliefert, was wir wollten.

Welche Qualifikationen braucht ein Projektleiter, können Sie Tipps weitergeben?

Bauprojekte sind sehr unterschiedlich zu IT-Projekten und so habe ich den Aufwand anfangs unterschätzt. Als Projektleiter braucht man ein Kernteam das für einen läuft, man muss die Fäden in der Hand halten und vieles aus dem Weg räumen. Jedem zuhören braucht Zeit, dafür ist man nah dran um Probleme rechtzeitig zu erkennen und Entscheidungen zu treffen. Mir geht es um das Miteinander. Das wichtigste sind Geduld und Vertrauen – und das bekommt man um ein Vielfaches zurück.

Das GoLive ist erfolgt, welche Funktionen sind besonders gut umgesetzt?

Die Kernfunktionen wie Planlauf, Kommunikation und Mehrkostenforderungen sind sehr gut von den Anwendern aufgenommen worden. Der Datenaustauch für Pläne war früher so schwerfällig, das ist ein echter Gewinn. Großen Anteil am Erfolg haben die Experten von projectnetworld, sie haben uns zugehört, damit ihr System sich an die Baulogik der ASFiNAG anpasst. In der Vergangenheit wurden IT-Systeme oft übergestülpt und dann hat sie keiner verwendet – ich kaufe mir ja auch keinen Mercedes S-Klasse, wenn ich einen Pritschenwagen brauche.

Was sind die nächsten Schritte?

Das Ausrollen erfolgt diesmal anders als sonst, nämlich ohne Zwang: Jeder kann das System nutzen oder weiterhin die einzelnen Programme. Wir sind überzeugt, dass wir etwas Gutes gemacht haben und die Kollegen den Mehrwert erkennen. Mit den Anwendern haben wir Verbesserungsvorschläge priorisiert, zuerst jedoch muss der Grundstock in guter Qualität laufen. Die Projektleiter legen gerade Projekträume an und laden auch externe Partner ein. In einem Jahr, wenn die ersten Projekte abgeschlossen sind, wird sich das Nutzenpotenzial auch rechnerisch bewerten lassen.

Wann wissen Sie, dass die Anwender ihre optimale Arbeitsumgebung haben?

Dafür habe ich ein klares Zielbild: Erfolg ist, wenn nach etwa einem Jahr alle Anwender sagen, dass die Lösung super zum Arbeiten ist; und wenn ein paar Monate später niemand mehr darüber redet, weil die Plattform so praktisch und selbstverständlich ist.

2013 – Das Problembewusstsein entsteht

Die Initialzündung kam von den Projektleitern, denn der administrative Aufwand wurde immer größer. Um die vielen Projektinformationen mit den Partnern auszutauschen, mussten ständig Daten auf externe Plattformen hoch- bzw. heruntergeladen werden. Die Projektdaten und Unterlagen waren in mehreren Datenablagen wie z.B. E-Mail, Fileservern oder Datentransferservern gespeichert. Zusätzlich gab es ein ASFINAG-internes zentrales Datenarchiv mit starren Ordnern und der Aufwand on top war groß, dort laut Dokumentationsrichtlinie alles geschäftsrelevanten Dokumente und Unterlagen abzulegen.

Automatisieren und damit vereinfachen war daher die erste Idee von René List, Abteilungsleiter Elektrotechnische und Maschinelle Ausrüstung. Um Erfahrungen zum Thema teamübergreifende Kommunikationsplattform zu sammeln, kam es auch zu einem Informationsaustausch mit den ÖBB, die damals mit einer cloudbasierten Lösung zu arbeiten begannen. „Die erste Idee war, ein System mit automatisierter Ablage zu finden, das außerdem den Projektleitungen erlaubt, einfach mit den Teams zusammenzuarbeiten“, berichtet René List über die Anfänge.

2014 – Erste Pilotprojekte

Eine Marktanalyse zeigte, dass es zwar hunderte Projektmanagement Plattformen gab, aber keine war für die spezifischen Abläufe von Bauprojekten ausgelegt. Daher setzte List eigene Piloten auf, um Prozesse wie Planmanagement oder Projektkommunikation zu testen; zuerst in seinem eigenen Verantwortungsbereich. Danach wurde aufgrund der erfolgreichen ersten Gehversuche entschieden, die Pilotprojekte auszuweiten und auch Projekte in anderen Abteilungen wie Bau oder Planung zu testen.

2015 – Weitere Pilotprojekte beim Bau, Wirksamkeitsbericht

Mit den nächsten Installationen wurden Abläufe für alle Abteilungen, die Bauprojekte abwickeln, getestet. In dieser Phase war es wichtig, Prozesse zu verstehen und Lösungen anzubieten, erklärt List: „Um dieses innovative Thema umzusetzen, muss man als Projektleiter die Organisationsschmerzen verstehen, sowie Potenziale aufzeigen. Vernetzt denken und Lobbying war hier essentiell. Diese Grundlagenarbeit braucht Hartnäckigkeit und den Willen, die Qualität der Projektabwicklung zu verbessern – das war mein Kernthema.“

Im Rahmen eines weiteren Erfahrungsaustausches mit den ÖBB lernte René List projectnetworld kennen und führte eine nächste Marktevaluierung mit Richtpreisen verschiedener Anbieter durch.

Die Pilotprojekte waren erfolgreich und nun galt es zu entscheiden, ob künftig unternehmensweit einheitlich gearbeitet werden soll, oder weiterhin punktuell spezifische Software gekauft wird. Dazu schrieb List einen Erfahrungsbericht über die Wirksamkeit der Pilotinstallationen. Verknüpft mit einem parallel im Haus laufenden Organisationsprojekt zur Optimierung der Projektabwicklung empfahl List in seinem Bericht, dass mit einer Cloud Lösung die gewünschten Vorteile erreicht werden können: Abwicklung optimieren, Prozesse automatisieren und Datenhaltung verbessern.

2016 – Entscheidung für zentrale Plattform, Erstellung Projektstruktur

Basierend auf dem Wirksamkeitsbericht fällte die Geschäftsführung Anfang des Jahres die strategische Entscheidung für eine zentrale teamübergreifende Plattform und gab das Budget dafür frei.

In der Folge definierte man eine umfassende Projektorganisation mit Leitung, Assistenz, Vertretern aus allen Fachbereichen plus Organisationen wie der Rechtsabteilung. Als Projektleiter wurde Franz Fegelin bestellt. Die Erfahrungen aus den Pilotinstallationen, erforderliche Schnittstellen, der Nutzen und geschätzte Aufwände wurden in einem finalen Entscheidungspapier dargestellt.

2017 – Finaler Umsetzungsauftrag, Ausschreibung und Vergabe

Der Umsetzungsauftrag wurde von der Geschäftsleitung im Jänner beschlossen und die Ausschreibung mit Use Cases gestartet. Die Vergabe erfolgte in mehreren Verhandlungen, als Bestbieter gingen gemeinsam projectnetworld als Anbieter der Plattform und Tieto als IT-Dienstleister hervor. Bei der Definition der Use Cases, der Vergabe und der Umsetzung brachte List nun als eine der anfordernden Bauabteilungen die gewonnene Expertise in das Projekt ein.

2019 – Inbetriebnahme

Der unternehmensweite Roll-Out erfolgte im Herbst. René List blickt nun gespannt auf den beginnenden operativen Betrieb: „Wir haben ein sehr gutes Projektteam, welches fantastische Arbeit geleistet hat. Die sehr gute intuitive Oberfläche und die Möglichkeit über Organisationsgrenzen hinaus ohne Systembrüche arbeiten zu können, wird eine wesentliche Erleichterung für unsere Bauprojektteams. Das ist die Zukunft im Projektmanagement.“