Tipps und Tricks für erfolgreiches Projektmanagement

Tipps und Tricks für erfolgreiches Projektmanagement

Projekte sind oft umfangreich und komplex.

Im Projektmanagement ist es wichtig neben klassischen Standards, die als Basis für eine strukturierte Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten dienen, einige Maßnahmen und Voraussetzungen zu beachten, die die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projekts maßgeblich begünstigen.

Die folgenden Erfolgsfaktoren setzen bereits vor dem Projekt an und stellen somit eine Voraussetzung für einen reibungslosen Projektstart und einen wichtigen Rahmen für die Umsetzungsphase dar.

1. Klare Ziele formulieren

Hinter jedem Projekt stehen ein oder mehrere Ziele, die durch die Durchführung des Projekts erreicht werden sollen. Je klarer und detaillierter diese Ziele im Vorfeld definiert werden, desto einfacher kann das Projekt geplant und Ergebnisse auf Erreichung geprüft werden.

Tipp: Projektziele müssen in erster Linie realistisch und messbar sein. Halten Sie die Projektziele sowie die Anforderungen und Maßnahmen zur Zielerreichung schriftlich fest. Je detaillierter dieser Weg beschrieben ist, desto genauer können die Ergebnisse gemessen und bewertet werden.

2. Starke Teams kreieren

Im Mittelpunkt des Projekts steht ein Team, dessen vereinte Skills die Projektziele in einem definierten Zeitraum erreichen sollen. Neben dem erforderlichen Know-how zur Umsetzung des Projekts, muss es seitens Projektteam ein verbindliches Commitment zu den Projektzielen, deren zeitlicher Erreichbarkeit aber auch gegenüber dem Einsatz von Arbeitsmitteln – wie den eingesetzten Software-Lösungen und Werkzeugen – geben.

Tipp: Suchen Sie sich die besten Ressourcen aus, schaffen Sie ausreichende zeitliche Verfügbarkeit für ihre Ressource und prüfen Sie die Chemie im Team. Holen Sie sich ein schriftliches Commitment zu den Projektziele und Rahmenbedingungen von allen Beteiligten ein.

3. Optimale Arbeitsumgebungen schaffen

Für die Umsetzung des Projekts benötigt das Team eine sichere und jederzeit verfügbare Arbeitsumgebung und leistungsstarke Werkzeuge für eine nachvollziehbare Kommunikation und Information, zur Erarbeitung der Projektinhalte sowie zur Kontrolle der Ergebnisse.

Bei rein unternehmensinternen Projekten kommen oftmals interne Lösungen, wie beispielweise zentrale File-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme, Terminplanungstools und Mailsysteme zum Einsatz.

Bei standort- oder unternehmensübergreifenden Projekten ist der Zugriff auf interne Systeme aus Sicherheitsgründen nur in den seltensten Fällen gewünscht und meist mit einem erhöhten Aufwand verbunden.

Gerade für verteilte Teams stellen webbasierte Projektmanagementlösungen eine optimale Alternative zu internen Systemen dar. Cloud Services – wie beispielsweise projectnetworld - ermöglichen einen grenzenlosen Informationsaustausch und unterstützen die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team.

Berhard Tezner, Head of Sales, Project Networld AG

Neben einer gemeinsamen Arbeitsumgebung und Informationsbasis sind die Werkzeuge, die dem Team zur Umsetzung des Projekts zur Verfügung stehen von zentraler Bedeutung. So erfordern komplexe Projekte beispielsweise umfangreiche Terminplanungs- und Kontrollwerkzeuge, wo hingegen kleinere Projekte mit einer zentralen To-Do-Liste ihre Aufgaben übersichtlich abarbeiten und kontrollieren können.

Auch hier können Cloud Systeme gegenüber herkömmlichen Softwarelösungen durch ein abgerundetes Funktionspaket, welches eine Vielzahl von Anforderungen mit einer zentralen Arbeitsumgebung abdecken, punkten.

Tipp: Wählen Sie eine Arbeitsumgebung, die die Anforderungen Ihres Projekts optimal unterstützt. Die Software-Lösung sollte einfach anpassbar und administrierbar sein, intuitiv in der Bedienung und die Arbeit des Einzelnen optimal unterstützen. Cloud Services punkten hierbei durch ein hohes Maß an Flexibilität hinsichtlich Anpassbarkeit und Skalierbarkeit. Zudem können externe Teammitglieder einfach und vor allem sicher eingebunden werden.

4. Kommunikations- und Informationsstrukturen festlegen

Jedes Projekt besteht aus einer Vielzahl an unterschiedlichsten Informationen, die erfasst, strukturiert und zielgruppenspezifisch kommuniziert werden müssen. Bei der Festlegung der Kommunikations- und Informationsstrukturen wird einerseits festgehalten, welche Information in welcher Form erfasst und verarbeitet werden bzw. wer, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt an welche Zielgruppe kommuniziert.

Tipp: Auch hier ist es wichtig Strukturen zu schaffen, die das Team bei der Erfüllung ihrer Aufgaben optimal unterstützt. Gute Systeme und klare Strukturen ermöglichen es, Informationen zielgruppenspezifisch aufzubereiten und zu kommunizieren. Diese Vorgangsweise schafft Übersicht, reduziert die Suche nach Informationen und ermöglicht dem Einzelnen den Fokus auf die Erreichung der Projektziele.
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