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dokumente  
 

Informationen in Form von Dokumenten gehören zur zentralen Wissensquelle von jedem Unternehmen. Aus diesem Grund ist die Verwaltung dieser Informationen von wesentlicher Bedeutung. Das Ziel eines Dokumentenmanagement-Systems ist es, bei der Verwaltung von Dokumenten (von einfachen Schriftstücken, über Protokolle bis hin zu Plänen) zu unterstützen. Voraussetzungen für eine optimale Verwaltung sind die strukturierte Ablage und zentrale Bereitstellung der Informationen. Ein rasches Wiederfinden und eine sichere Archivierung von Informationen gehören ebenso zu einem guten Dokumentenmanagement System, wie auch eine einfache Handhabung für den Benutzer.

Factsheet - Dokumente |pdf|


ordnerstruktur & ablage  
 

Die Dokumente können in einer hierarchischen Ordnerstruktur einfach per "Drag & Drop" von Ihrem Desktop oder Dateisystem abgelegt werden. Das System erlaubt die Ablage und Verwaltung beliebiger Dateiformate. Die Basisinformationen zu einem Dokument wie Autor, Format, Größe, Datum, Version, etc. werden automatisch erfasst. Zusatzinformationen wie der Bearbeitungsstatus, Beschreibungen, Kommentare können durch den Benutzer ergänzt werden.

Eine individuell anpassbare, automatische Dokumentenbezeichnung erleichtert die Ablage und Suche von Dokumenten. Standardisierte Ordnerstrukturen können für zukünftige Projekte als Vorlage übernommen werden.

drag & Drop  
 

Per Drag & Drop können Sie Dokumente von Ihrem Desktop oder Dateisystem einfach auf ProjectNetWorld hochladen. Auf die gleiche Weise können Sie Dokumente versionisieren oder im Arbeitsraum verschieben oder kopieren.

versionisierung & historisierung  
 

Das System ermöglicht die Verwaltung aller Versionen eines Dokuments – von der Entstehung bis zur Archivierung.

Für die Bearbeitung eines Dokuments durch einen Benutzer wird das betreffende Dokument für andere Anwender gesperrt = Check Out. Der Lesezugriff auf das Dokument ist weiterhin möglich. Änderungen durch andere Benutzer können jedoch keine vorgenommen werden. Nach der Bearbeitung wird das Dokument in der neuen Version für alle Benutzer freigegeben = Check In. Dieser Mechanismus verhindert die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer.

Durch die lückenlose Aufzeichnung aller Zugriffe und Aktionen bei einem Dokument entsteht ein transparenter und sicherer Nachweis wer, wann, welche Dokumente gelesen oder bearbeitet hat.

volltextsuche  
 

Die Volltextsuche ist eine unverzichtbare Voraussetzung, um Dokumente bzw. bestimmte Inhalte schnell und einfach zu finden. Dokumente werden bereits im Zuge des Hochladens indexiert und erscheinen sofort in den relevanten Suchergebnissen.

Durch Suchparameter, Sortier- und Anzeigeoptionen wird das Suchergebnis auf die individuellen Anforderungen reduziert. Bei einer Suchabfrage wird das Ergebnis, auch bei einer Vielzahl an Dateien, innerhalb weniger Sekunden angezeigt. Ein zeitaufwendiger Suchaufwand wird dadurch um ein Vielfaches verringert.

berechtigungskonzept  
 

Das Berechtigungskonzept dient in erster Linie dem Schutz der Daten und ermöglicht dem Benutzer ausschließlich Zugriff auf jene Dokumente, für die er eine Berechtigung hat. Dieses Konzept greift sowohl auf Ordnerebene als auch auf Dokumentenebene und kann rollenbezogen sowie personenbezogen erfolgen. Zusätzlich zu den voreingestellten Berechtigungen können, bei Bedarf, die Zugriffsrechte im Detail angepasst werden.

benachrichtigungen  
 

Durch Benachrichtigungen kann sich ein Benutzer über die Erstellung oder Änderung eines Dokuments informieren lassen. Diese Benachrichtigungen werden automatisch per E-Mail und je nach Wunsch sofort oder zusammengefasst einmal pro Tag, wöchentlich oder einmal pro Monat verschickt.

verknüpfungen  
 

Über Links können zusammengehörige Informationen einfach verknüpft und dadurch in einen logischen Zusammenhang gebracht werden. Die Verknüpfung von Informationen geht über das Dokumentenmanagement-System hinaus. So kann beispielsweise ein Dokument mit einem Termin oder einer Besprechungsagenda verknüpft werden. Diese Funktion erleichtert und beschleunigt das Auffinden zusammengehöriger Informationen.

bildvorschau & beschlagwortung  
 

Die Bildvorschau erlaubt die Ansicht von Bildern in verschiedenen Größen und ermöglicht so eine einfachere und dadurch schnellere Auswahl.

Mit sogenannten Tags – Schlagwörtern – können Dokumenten jeglichen Formats indexiert werden. Diese freie Vergabe von Schlagwörtern erleichtert nicht nur die Suche nach Dokumenten – so ermöglicht die Beschlagwortung auch die Gruppierung von Dokumenten mit ähnlichen Inhalten.

diskussionen  
 

Zusätzlich zum Werkzeug Diskussionen besteht im Dokumentenmanagementsystem die Möglichkeit dokumentenbezogene Themen direkt beim jeweiligen Dokument zu diskutieren bzw. Feedback, Anregungen oder Hinweise zu posten.

link senden  
 

Für eine zielgerichtete Informationsverteilung kann zu allen Projektinformationen ein Link versendet werden. Der Empfänger kommt über den Link direkt und ohne Suchaufwand zu den zentral abgelegten Daten. Diese Art der Informationsverteilung ist sicher, nachvollziehbar und vor allem zeitschonend.

Personen, die keinen Zugang zur ProjectNetWorld haben (da sie beispielsweise nur temporär am Projekt beteiligt) können auf diese Weise ebenfalls in den Informationsfluss eingebunden werden. Diese zeitlich begrenzten Links (die Dauer ist individuell einstellbar) ermöglichen eine einfache Einbindung aller, am Projekt beteiligten, Personen.

Intelligente & nachvollziehbare Kommunikation

E-Mail hat unsere Art zu arbeiten revolutioniert. Kommunikation und Informationsverteilung waren nie einfacher und schneller. Genau aus diesem Grund kommt es aber auch zu einer stetig wachsenden E-Mail-Überflutung, die zu zeitlichen Engpässen und Informationsmissständen führen kann.

Zentrale Systeme haben vor allem in Projekten erhebliche Vorteile gegenüber einer E-Mail gesteuerten Informationsverteilung:

  • die Anzahl an E-Mails wird beträchtlich verringert, da alle Informationen zentral verfügbar sind
  • es gibt eine aktuelle Version, alte Versionen sind in ihrer Chronologie weiterhin vorhanden
  • die Datenübertragung beim Informationsabruf erfolgt verschlüsselt
  • jeder Zugriff wird protokolliert und bieten den Nachweis: wer hat welche Information erstellt,
    gelesen oder bearbeitet
persönliche verteilerlisten  
 

Durch die individuelle Auswahl von Projekt-Teilnehmern können Personengruppen zu persönlichen Verteilerlisten zusammengefasst werden. Auf diese Weise können die definierten Gruppen mit Informationen wie z.B. Links zu Dokumenten, Terminen, etc. schnell und nachvollziehbar versorgt werden. Das fehleranfällige und oft zeitintensive Auswahlverfahren der exakten Personengruppe wird so vermieden. Änderungen der persönlichen Verteilerlisten können jederzeit einfach und zentral vorgenommen werden.