Das Unternehmen

Die JENOPTIK Laser GmbH, ein deutsches Hightech-Unternehmen mit dem Hauptsitz in Jena, gehört zur Jenoptik-Gruppe in der Sparte Laser & Materialbearbeitung und zählt zu den weltweit führenden Anbietern für Lasertechnologien.

Das innovative Unternehmen realisiert dabei die komplette Wertschöpfungskette aus einer Hand – von der Entwicklung, über die Fertigung bis zum Vertrieb.

Auf diese Weise bietet die JENOPTIK Laser GmbH ihren Kunden eine hohe Flexibilität durch kurze Vorlaufzeiten und Entwicklungszyklen bei gleichzeitig niedrigen Entwicklungskosten, konstant hoher Qualität und hoher Zuverlässigkeit – kurz gesagt: höhere Performance zu konkurrenzfähigen Preisen.

Die Produkte

Die effizienten, leistungsstarken und präzisen Produkte der JENOPTIK Laser GmbH umfassen Halbleitermaterial, Hochleistungsdiodenlaser und Festkörperlaser und finden ihren Einsatz in der materialbearbeitenden Industrie (z.B. für Kunststoff, Metalle und Halbleitermaterialien), in der Medizintechnik, der Wissenschaft und Forschung, der industriellen Messtechnik, der Verkehrssicherheit sowie für militärische und zivile Systeme. Im Bereich der Hochleistungsdiodenlaser ist die JENOPTIK Laser GmbH weltweit anerkannter Technologieführer. Zudem erzielt das Unternehmen Rekordausgangsleistungen bei Diodenlasern.

Die weltweite Technologieführerschaft, Rekordleistungen und eine breite Palette an Hightech-Produkten erfordern ein hohes Maß an Innovationsbereitschaft sowie laufende Forschung und Entwicklung für neue Produkte bzw. eine konstante Weiterentwicklung der bestehenden Produkte in verschiedenen Projekten.

Die Projekte

Um die Vielzahl an Projekten effizient abwickeln zu können, wurden von der JENOPTIK Laser GmbH Projektmanagementprozesse etabliert, welche die standardisierte Durchführung von Projekten gewährleisten. Diese definierten Prozesse beschreiben den Projektlebenszyklus in den einzelnen Phasen und Meilensteinen - von der Ideenfindung bis zur Vermarktung des Produkts. Diese Vorgangsweise unterstützt einerseits eine parallele Planung, eine übergreifende Steuerung, ein zentrales Controlling und gewährleistet zusätzlich die Übersicht über die Projektportfolios.

Diese prozessorientierten Projektmanagementstandards stellen die Basis für eine effiziente Projektorganisation dar - eine entsprechende Arbeitsumgebung schafft den Rahmen dafür.

Bei der Wahl der Arbeitsumgebung waren demnach vor allem die folgenden Kriterien entscheidend:

• die Multiprojektfähigkeit der Anwendung
• eine zentrale Terminplanung (Phasen- und Meilensteinplanung, Aufgaben und To-Do-Listen)
• individuelle Projektvorlagen zur schnellen Projektinitialisierung

Anforderungen, die sich mit der ProjectNetWorld® einfach und schnell realisieren lassen.

Das Projektmanagement

Die ProjectNetWorld® ist eine webbasierte Multiprojektmanagement-Lösung, die sich problemlos an die unterschiedlichen unternehmens- und projektspezifischen Anforderungen anpassen lässt.

Die leistungsfähigen Werkzeuge der ProjectNetWorld® unterstützen die Projektmanagementstandards der JENOPTIK Laser GmbH in allen Phasen des Projektlebenszyklus. Dabei kommen die folgenden Werkzeuge zum Einsatz:

Termin- und Aufgabenplanung Mit den Terminplanungswerkzeugen erfolgt eine Phasen-, Vorgangs- und Meilensteinplanung zur Abbildung und Steuerung der Projektlebenszyklen.

Die To-Do-Listen unterstützen bei der einfachen Verteilung und übersichtlichen Verwaltung aller Aufgaben.

Projektdokumentation Über das Dokumentenmanagement werden alle Projektinformationen zentral zur Verfügung gestellt.

Berichte, Analysen, Listen Das Formularmanagement ermöglicht eine einfache Erstellung von Listen, Analysen oder einem kompletten Berichtswesen, wie beispielsweise:

• FMEA-Berichte (die Fehler-Möglichkeits- und Einflussanalyse) um im Rahmen der Qualitätssicherung potentielle Schwachstellen zu finden oder
• DFA-Formulare (DFA steht für Design for Assembly) zur Unterstützung der montagegerechten Konstruktion im Zuge der Fertigungsprozesse

Projektvorlagen Von zentraler Bedeutung sind für die JENOPTIK Laser GmbH die Projektvorlagen, um Projekte schnell und ohne administrativen Aufwand initialisieren zu können. Einerseits können durch diese Vorlagen die Projektmanagementprozesse, dem Produktlebenszyklus entsprechend, abgebildet werden - andererseits können die bestehenden Prozesse durch Erfahrungen und Know-how nachhaltig verbessert werden.

Die Entscheidungskriterien
Ein weiteres Kriterium für den Einsatz der ProjectNetWorld® war das innovative Softwarenutzungsmodell. Die ProjectNetWorld® ist eine SaaS-Lösung und wird im Gegensatz zu herkömmlicher Softwarenutzung gemietet und nicht gekauft. Die Miete beinhaltet ein umfangreiches Servicepaket - wie den Betrieb, die Wartung, die Weiterentwicklung, die Datenspeicherung und Datensicherung sowie First- und Second-Level-Support. Diese Serviceleistungen ermöglichen dem Kunden die volle Konzentration auf das Kerngeschäft.

Dr. Guido Bonati, Geschäftsführer der JENOPTIK Laser GmbH Die ProjectNetWorld® ist ein flexibles System, das optimal an unsere Anforderungen angepasst werden konnte. Die Software bietet ausgereifte Funktionen, klare Strukturen und ist einfach in der Anwendung. Das Servicepaket ist umfangreich und der Support erstklassig - bei klar kalkulierbaren Kosten.

Ein Kommentar von Gerald Serüga

1. Die Ziele

Die IT-Landschaft eines Unternehmens ist von wesentlicher Bedeutung für den Unternehmenserfolg - dient sie doch der Unterstützung von Geschäftsprozessen und somit der Erreichung der Unternehmensziele.

Die Zielvorstellungen, die Unternehmen mit der IT-Landschaft verbinden sind recht einfach zu erfassen:

• Abdeckung aller Unternehmensanforderungen,
• effizient im Betrieb und einfach in der Wartung,
• höchstmögliche Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten,
• kalkulierbare und schlanke Kostenstrukturen

Weitaus schwieriger ist es jedoch, genau diese Zielvorstellungen auch zu erreichen. IT-Landschaften sind rasch gewachsene und wachsende Systeme, die in den letzten Jahrzehnten einem enormen Wandel unterworfen waren.

Die entsprechenden Abteilungen haben an Personal und vor allem an Wert und Einfluss gewonnen – sind sie doch mitverantwortlich für die Optimierung der Geschäftsprozesse, um diese schneller, transparenter und nachhaltiger zu machen.

Um die Anforderungen, die an IT-Landschaften gestellt werden, optimal umsetzen zu können gibt es inzwischen mehrere, bedingt durch die rasche IT-Evolution entwickelte, Strategien - für die Software, den Betrieb - für Selbermacher und Trendsetter.

2. Die Softwarestrategie
Jedes Unternehmen steht irgendwann vor der Entscheidung, Software selbst zu entwickeln, Nutzungsrechte an Software zu erwerben oder dieses Nutzungsrecht zu mieten.

Unternehmen, die ihre Software selbst entwickeln waren bis zu Beginn dieses Jahrtausends in der Überzahl. Die gängige Meinung dieser Unternehmen war, dass ausschließlich Eigenentwicklungen die unternehmenseigenen Anforderungen abdecken könnten. Es wurden hunderte Entwickler eingestellt und aberhunderte Entwicklungsstunden geleistet, um „allesumfassende-Systeme“ zu schaffen bzw. eine Lösung für Alles zu haben.

Seit der Jahrtausendwende ist der Trend zur Eigenentwicklung rückläufig. Die Gründe dafür liegen einerseits an den enormen und schwer kalkulierbaren Kosten in der Softwareentwicklung und andererseits an dem stetig wachsenden Markt an ausgereiften Standardprodukten für fast jedes Aufgabengebiet.

Dies bedeutet für Unternehmen, dass sie aus einem breiten Angebot das optimalste Produkt wählen können und Nutzungsrechte an dieser Software für das Unternehmen bzw. eine gewünschte Anzahl an Arbeitsplätzen erwerben können.

Dieser Erwerb der Nutzungsrechte bedeutet jedoch auch, dass zusätzlich zu den Lizenzen für die Nutzung der Software weitere Kosten für beispielsweise die Infrastruktur und die Hardware, Systemsoftware sowie Personalkosten für den Betrieb der Software entstehen.

Zusätzliche Kosten entstehen außerdem, wenn diese Produkte an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst werden sollen. Ähnlich wie auch bei der Individualprogrammierung können diese Anpassungen bzw. Zusatzentwicklungen zu einer oft unterschätzten Kostenfalle werden.

Die meist hohen und schwer kalkulierbaren Kosten, die IT-Anwendungen erfordern, schafften Platz für innovative Softwarenutzungsmodelle, die keinerlei Investitionen erfordern und keine internen Ressourcen binden - die sogenannten SaaS-Lösungen.

SaaS steht für Software-as-a-Service und bedeutet, dass die Software inklusive Serviceleistungen gemietet wird. Zu diesen Serviceleistungen gehören vor allem der Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung, Datenspeicher und Datensicherung und Supportleistungen.

Die Vorteile liegen in den leicht kalkulierbaren Kosten und den minimalen Nutzungsvoraussetzungen. Die Lösungen sind meist einfach und schnell einsetzbar und können ohne Aufwand mit, meist kostenlos angebotenen, Demo-Zugänge auf Einsatztauglichkeit getestet werden.

Unter den SaaS-Anbietern finden sich auch viele Best-of-Breed-Lösungen. Dieser Ausdruck bezeichnet jene Software, die in ihrem Anwendungsgebiet die beste bzw. geeignetste Lösung darstellt. Der Vorteil dieser Anwendungen ist, dass diese Anbieter über ein sehr spezielles Know-how verfügen und damit die Software die Anforderungen eines bestimmten Bereichs viel besser abdecken, als Software, die für einen breiten Einsatz ausgelegt ist und entsprechend angepasst werden muss.

Vor allem Klein- und Mittelbetriebe setzen zunehmend, meist aus Kostengründen, auf innovative Software und deren Nutzungsmodelle und schaffen sich auf diese Weise einen Produktivitätsgewinn durch die stärkere Konzentration auf die eigenen Kernkompetenzen.

3. Die Betriebstrategie
Auch in diesem Bereich gibt es unterschiedliche Strategien. Im Vordergrund stehen – ungeachtet der jeweils gewählten Strategie – die größtmögliche Sicherheit und hohe Verfügbarkeit der Unternehmensdaten. Kriterien, die nur durch höchste Standards und modernste Technik gewährleistet werden können.

Diese Kriterien erfordern jedoch laufende Investitionen in die Infrastruktur, Hardware und Software und zusätzlich ein hohes Maß an speziellem Know-how und qualifizierten Mitarbeitern.

Die hohe Erwartungshaltung, laufend wechselnde Anforderungen und ein permanenter technologischer Wandel haben Servicedienstleister hervorgebracht, die sich darauf spezialisiert haben, Unternehmen und IT-Abteilungen mit speziellem Know-how und Dienstleistungen zu unterstützen.

Der Bandbreite dieser Dienstleistungen sind hierbei keine Grenzen gesetzt und reichen von einem „selektiven IT-Outsourcing“ bis zu einem „Full-IT-Outsourcing“:

• Selektives IT-Outsourcing bedeutet, dass spezielle Bereiche der IT-Landschaft (wie zB die Einführung, oder Wartung spezieller Anwendungen) an einen Dienstleister (wie Rechenzentren, aber auch spezielle IT-Serviceanbieter oder IT-Beratungsunternehmen) ausgelagert werden.
• Bei einem Full-IT-Outsourcing wird, wie der Name schon sagt, die komplette IT-Landschaft inkl. Personal einem Dienstleister überantwortet.

Die Vorteile durch ein IT-Outsourcing liegen dabei nicht nur im Kostenbereich - nach dem Motto „run my mess for less“ - sondern können auch zu einer Qualitätssteigerung durch eine starke Wachstums- und Innovationsorientierung seitens des Serviceanbieters führen.

4. Das Ergebnis
Welche Strategie auch immer gewählt wird - das Ergebnis sollte in jedem Fall die Geschäftsprozesse des Unternehmens optimal unterstützen und den Mitarbeitern eine effiziente Arbeitsumgebung bieten.

Vieles spricht dabei für das Auslagern von IT-Leistungen an entsprechende Serviceanbieter - aus Kostengründen, zur Steigerung der Produktivität, Verbesserung der Qualität, etc.

Innovative Softwareanwendungen, Nutzungsmodelle und Outsourcing-Modelle werden auch zukünftig den raschen Wandel der Informationstechnologie mitbestimmen und möglicherweise zukünftig das Maß an Perfektion erreichen, dass sich viele seit Beginn des IT-Zeitalters herbeiwünschen.

Zum Abschluss: Die oft zitierte und vielgewünschte „Eierlegende Wollmilchsau“ hat es nun auch zu einem Eintrag auf Wikipedia gebracht. Wie würde es jedoch mit der Artenvielfalt aussehen, wenn beispielsweise die Natur diesem Wunsch entsprechen würde?! In diesem Sinne wünschen wir uns allen noch viele innovative Lösungen und Lösungsansätze und die Muße aus diesen die Richtigen zu wählen!

Erfolgreicher Softwareeinsatz mit ProjectNetWorld®

Projektmanagement-Software kann die Projektabwicklung optimal unterstützen oder aber auch zu einer Belastungsprobe für das gesamte Projekt-Team werden.

Um einen reibungslosen Einsatz von Software zu ermöglichen, unterstützt das ProjectNetWorld®-Team seine Kunden bei der Projektinitialisierung mit einem bewährten Implementierungsmodell und gewährleistet so, dass die Software, in kürzester Zeit, jeden Projektteilnehmer bei der Umsetzung seiner Projektaufgaben optimal unterstützt.

ERSTEINSATZ der ProjectNetWorld®

Mit der ProjectNetWorld® können firmeninterne Projektmanagement-Standards und -Methoden einfach und schnell implementiert werden. Zusätzlich können aus einem breiten Vorlagen-Pool Standard-Projekte ausgewählt und, bei Bedarf, angepasst werden. Unabhängig davon, ob Sie ihre eigenen Standards verwenden oder eine unserer Vorlagen - die folgenden Schritte stellen maßgebliche Erfolgsfaktoren bei der Erstimplementierung einer Projektmanagement-Arbeitsumgebung dar:

1.  Abstimmung der Grundlagen

Werkzeugeinsatz
Hier wird festgelegt, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen sollen. Handelt es sich beispielsweise um ein kleines Projekt, würde das Projekt-Team mit einer einfachen Dokumentenablage und To-Do-Listen, zur zentralen Verwaltung der Aufgaben, das Auslangen finden. Werden jedoch umfangreichere Projekte abgewickelt, ist zB der Einsatz des Terminplans, die Verwendung von Formularen, etc. zu definieren.

Das ProjectNetWorld®-Team unterstützt Sie bei der Auswahl der Werkzeuge, berät Sie bei den Einsatzbereichen, unterstützt bei der Auswahl und führt individuelle Anpassungen durch. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit aus dem Vorlagen-Pool der ProjectNetWorld® fertige Formulare für zB Risikomanagement, Umweltanalysen, Budgetanträge, Dokumentenfreigaben, u.v.m. für Ihre Projekte zu übernehmen..

Rollen und Zugriffsrechte
EVon zentraler Bedeutung ist die Definition der Projekt-Rollen und der entsprechenden Zugriffsrechten. Auch hier unterstützt Sie das ProjectNetWorld®-Team mit einem bewährten Vorgangsmodell, welches auch bei komplexen und umfangreichen Projekten eine einfache und übersichtliche Festlegung des Berechtigungskonzepts ermöglicht.

Schulungskonzept
Zur Abstimmung der Grundlagen gehört auch die Festlegung eines Schulungskonzepts. Die Schulungen werden immer an die Anforderungen der Zielgruppe angepasst. Geschult werden vordergründig die projektspezifischen Abläufe, da die Funktionen, durch die intuitive Bedienbarkeit der ProjectNetWorld®, kaum eine Schulung erfordern. Bei den Schulungen besteht die Möglichkeit diese als Online-Konferenz oder vor Ort beim Kunden durchzuführen - durch ProjectNetWorld®-Trainer oder firmeninterne Personen (Train-the-Trainer-Konzept).

2.  Vorbereitung auf den Betrieb

Sind die Grundlagen abgestimmt, werden die Werkzeuge eingerichtet und die definierten Zugriffsrechte eingestellt. Aufgrund der einfachen Anpassbarkeit der ProjectNetWorld®, können auch sehr komplexe Projekte innerhalb von einigen Stunden implementiert werden.

Im Anschluss werden die Teilnehmer eingeladen und die Schulungen vorgenommen. Durch die sehr einfache Bedienbarkeit der ProjectNetWorld® ist eine Basisschulung ist in etwa 3 Stunden erfolgt. Die Schulung von Administratoren und Trainern erfordert in etwa einen Tag.

3.  Betrieb

Phase 1 - Pilotbetrieb
Beim Betrieb kann zwischen zwei Phasen unterschieden werden. In der ersten Phase - einer sogenannten Pilotphase - werden die Anwender intensiv durch den Support und, bei Bedarf, einen Anwendungstechniker der ProjectNetWorld® betreut. Diese Phase dient vor allem dem Feinschliff und der weiteren Optimierung der eingerichteten Strukturen und Prozesse und bietet dem gesamten Projekt-Team die Möglichkeit eines persönlichen Feedbacks über die eingerichteten Strukturen und Abläufe. Dieses kann in persönlichen Gesprächen, aber auch über die ProjectNetWorld®, durch einfache Interviews und Befragung, eingeholt werden, erhöht die Akzeptanz des Software-Einsatzes im Projekt-Team und birgt meist gute Ideen und Verbesserungsvorschläge.

Phase 2 - Produktivbetrieb
Ist der Feinschliff abgeschlossen, kann man vom Produktivbetrieb sprechen. Die Anwender kennen die Abläufe und fühlen sich im Umgang mit der ProjectNetWorld® sicher. Auch in dieser Phase bzw. während dem gesamten Projekt steht dem Projekt-Team ein Support für alle anwendungstechnischen Fragen zur Seite.

FOLGEEINSATZ der ProjectNetWorld®
Einer der Vorteile der ProjectNetWorld® liegt darin, dass aus bestehenden und abgeschlossenen Projekten sogenannte Projektvorlagen erstellt und mit nur wenigen Klicks Folgeprojekte eingerichtet werden können. Diese Projektvorlagen können Ordnerstrukturen, Dokumentenbezeichnungen, Formulare, Rollen und Rechte, Terminpläne, etc. beinhalten und ermöglichen so eine sehr schnelle und einfache Initialisierung neuer Projekte. Eine regelmäßige Anpassung der Vorlagen durch Erfahrungen und Know-how kann die Projektabläufe zusätzlich nachhaltig verbessern.

Zusätzliche Erfolgsfaktoren

Projektregeln
Eine zentrale Unterstützung kann der Einsatz der ProjectNetWorld® durch, sogenannte, Projektregeln erhalten die zumeist im Projekthandbuch festgelegt sind. Hier sollten zusätzlich zu den Handlungsorientierungen und Handlungsvorgaben für das Projekt auch Regeln für den Software-Einsatz definiert werden. Diese sollten unter anderem die folgenden Punkte beinhalten:

• Projektdokumentation (wer hat was zu dokumentieren)
• Berichtswesen (welcher Bericht muss zu welchem Zeitpunkt an wen erfolgen und wer hat dazu welche Informationen zur Verfügung zu stellen)
• Projektkommunikation (wie erfolgt die Kommunikation im Projekt bzw. muss der Einsatz von E-Mail klar geregelt werden)
• Dokumenten (welche Dokumenten-Vorlagen sind für welchen Einsatz zu verwenden, wo liegen diese und wie erfolgt der Umgang mit Projekt-Logos, Grafiken, Formulare, etc.)

Soziale Aspekte
Ungeachtet der Wichtigkeit einer geplanten Vorgangsweise zur Implementierung einer Projektmanagement-Arbeitsumgebung sind soziale Aspekte - sogenannte weiche Faktoren - für einen erfolgreichen Softwareeinsatz von maßgeblicher Bedeutung. Mit der Einbindung des Teams können Implementierungen schneller, reibungsloser und somit effizienter umgesetzt werden.

Dazu ist es jedoch notwendig für einen bevorstehenden Software-Einsatz die notwendige Akzeptanz zu schaffen. Diese erreicht man fast immer durch eine klare Kommunikation über die Ziele und die angestrebten Ergebnisse sowie die erwarteten Vorteile für das Projekt, das Team und den Einzelnen.

Weitere Faktoren die die Motivation erhöhen und eine breite Akzeptanz schaffen sind außerdem:

• die Qualität der Software muss sich mit den Erwartungen decken - sowohl technisch als auch funktional
• die herkömmlichen Projektabläufe müssen durch den Einsatz der Software verbessert bzw. vereinfacht werden
• die Bedienung muss einfach und möglichst intuitiv sein
• die Software sollte die Arbeit des Einzelnen optimal unterstützt
• ein kompetenter Ansprechpartner/Support für technische und anwendungstechnische Fragen sowie kurze Antwortzeiten
• die Möglichkeit von Feedback zu Strukturen und Abläufen aber auch zur Software selbst